Comment optimiser sa productivité en 2023 : 10 conseils imparables 😉!

La productivité est un sujet qui intéresse beaucoup de personnes, que ce soit dans le domaine professionnel ou personnel. Comment faire plus en moins de temps, comment optimiser son organisation, comment éviter la procrastination… Autant de questions auxquelles il n’existe pas de réponse unique, mais plutôt des conseils, des astuces et des outils adaptés à chaque situation.

Dans cet article, je vais vous présenter 10 conseils pour améliorer votre productivité au quotidien, ainsi que quelques applications qui peuvent vous y aider. Ces conseils sont basés sur des sources fiables et des témoignages d’experts ou d’entrepreneurs. Prêt à booster votre productivité ? C’est parti !

1. Définir ses objectifs et ses priorités

La première étape pour être productif est de savoir ce que l’on veut accomplir et pourquoi. Il est essentiel de se fixer des objectifs clairs, mesurables, atteignables, réalistes et temporels (SMART). Ces objectifs doivent être alignés avec votre vision, votre mission et vos valeurs. Ils doivent aussi être motivants et inspirants pour vous.

Une fois vos objectifs définis, il faut les décliner en actions concrètes à réaliser. Pour cela, il est utile de hiérarchiser vos tâches selon leur importance et leur urgence. Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower pour vous aider à distinguer ce qui est important de ce qui est urgent, et à vous concentrer sur l’essentiel.

2. Planifier son temps et respecter son agenda

La planification est la clé pour gérer efficacement son temps et éviter le stress. Il s’agit de répartir vos tâches sur votre agenda en tenant compte de vos contraintes, de vos deadlines, de votre énergie et de votre capacité de concentration. Il est recommandé de planifier votre journée la veille au soir ou le matin même, en commençant par les tâches les plus importantes ou les plus difficiles.

Pour respecter votre agenda, il faut aussi apprendre à dire non aux sollicitations qui ne sont pas prioritaires ou qui ne rentrent pas dans vos objectifs. Il faut également éviter les distractions qui peuvent vous faire perdre du temps et vous déconcentrer. Vous pouvez par exemple couper les notifications de votre téléphone ou de votre ordinateur, fermer les onglets inutiles de votre navigateur, ou travailler dans un environnement calme et propice à la concentration.

3. Faire une chose à la fois et se concentrer sur le résultat

Le multitâche est un piège qui peut nuire à votre productivité et à la qualité de votre travail. En effet, en passant d’une tâche à une autre sans les terminer, vous perdez du temps à vous remettre dans le contexte, vous augmentez le risque d’erreur et vous diminuez votre créativité. Il vaut mieux se focaliser sur une seule tâche à la fois et la mener à bien avant de passer à la suivante.

Pour rester concentré sur votre tâche, il faut aussi avoir en tête le résultat que vous souhaitez obtenir et le bénéfice que cela va vous apporter. Cela vous permettra de garder le cap, de mesurer votre progression et de vous motiver. Vous pouvez aussi utiliser la technique Pomodoro, qui consiste à travailler par blocs de 25 minutes entrecoupés de pauses de 5 minutes, pour maintenir un niveau optimal d’attention et de performance.

4. Appliquer la règle des 2 minutes et déléguer ce qui peut l’être

La règle des 2 minutes est une astuce simple mais efficace pour éviter la procrastination et gagner du temps. Elle consiste à faire immédiatement toute tâche qui prend moins de 2 minutes à réaliser, au lieu de la reporter ou de la noter sur une liste. Cela vous permettra d’éliminer rapidement les petites tâches qui s’accumulent et qui peuvent vous submerger.

Pour les tâches qui prennent plus de temps ou qui ne relèvent pas directement de vos compétences ou de vos responsabilités, il peut être judicieux de les déléguer à quelqu’un d’autre. Cela vous permettra de vous libérer du temps pour vous concentrer sur ce qui a le plus de valeur ajoutée pour vous ou pour votre projet. Il faut toutefois veiller à bien choisir la personne à qui vous déléguez, à lui donner des instructions claires et à faire un suivi régulier.

5. Faire des pauses et prendre soin de soi

Être productif ne signifie pas travailler sans relâche et s’épuiser. Au contraire, il est important de faire des pauses régulières pour recharger ses batteries, se détendre et se ressourcer. Les pauses sont bénéfiques pour votre santé physique et mentale, mais aussi pour votre productivité. Elles vous permettent de réduire le stress, de stimuler votre créativité, de renforcer votre mémoire et de prévenir le burn-out.

Pour optimiser vos pauses, vous pouvez pratiquer une activité qui vous fait plaisir, qui vous relaxe ou qui vous fait bouger. Par exemple, vous pouvez écouter de la musique, méditer, lire, marcher, faire du sport, boire un café, discuter avec un collègue ou un ami… L’essentiel est de vous déconnecter de votre travail et de vous faire du bien.

Prendre soin de soi passe aussi par une bonne hygiène de vie. Il est essentiel de dormir suffisamment, de s’hydrater régulièrement, de manger équilibré et de pratiquer une activité physique régulière. Ces habitudes vous aideront à maintenir un bon niveau d’énergie, à renforcer votre système immunitaire et à améliorer votre humeur.

6. Utiliser des applications pour optimiser son organisation

La technologie peut être un allié précieux pour améliorer votre productivité, à condition de bien choisir les outils que vous utilisez et de ne pas en abuser. Il existe de nombreuses applications qui peuvent vous aider à optimiser votre organisation, à gérer vos projets, à automatiser vos tâches, à communiquer avec vos collaborateurs ou à apprendre de nouvelles compétences.

Voici quelques exemples d’applications qui peuvent booster votre productivité :

• Asana : une plateforme de gestion de projet qui vous permet de planifier, suivre et coordonner le travail de votre équipe.

• Evernote : une application de prise de notes qui vous permet d’organiser vos idées, vos documents et vos informations.

• Trello : une application de gestion des tâches qui vous permet de visualiser votre travail sur des tableaux Kanban.

• Todoist : une application de gestion des listes qui vous permet de créer, hiérarchiser et accomplir vos tâches.

• Zapier : une plateforme d’automatisation qui vous permet de connecter vos applications favorites et de créer des workflows personnalisés.

• Slack : une plateforme de communication qui vous permet d’échanger avec vos collègues ou vos partenaires via des messages ou des appels.

• Coursera : une plateforme d’apprentissage en ligne qui vous permet d’accéder à des cours, des certifications ou des diplômes dans divers domaines.

7. Se former et s’inspirer des meilleurs

Pour être productif, il faut aussi être en constante évolution et chercher à apprendre de nouvelles choses. Se former est un moyen d’acquérir des compétences, des connaissances ou des méthodes qui peuvent vous aider à être plus efficace dans votre travail ou dans votre vie personnelle. Il existe de nombreuses ressources en ligne pour se former, comme des livres, des podcasts, des blogs, des vidéos ou des webinaires.

S’inspirer des meilleurs est aussi un moyen d’améliorer sa productivité. Vous pouvez suivre les conseils, les astuces ou les témoignages de personnes qui ont réussi dans leur domaine ou qui ont développé des habitudes productives. Vous pouvez aussi rejoindre des communautés en ligne ou hors ligne où vous pourrez échanger avec des personnes qui partagent vos centres d’intérêt ou vos objectifs.

8. Se récompenser et célébrer ses succès

La productivité n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’atteindre ses objectifs et ses rêves. Il est donc important de se récompenser et de célébrer ses succès, qu’ils soient grands ou petits. Se récompenser est un moyen de se motiver, de se faire plaisir et de renforcer sa confiance en soi. Célébrer ses succès est un moyen de reconnaître son travail, de partager sa joie et d’apprécier son parcours.

Vous pouvez choisir la récompense ou la célébration qui vous convient le mieux, en fonction de votre personnalité, de votre budget et de votre contexte. Par exemple, vous pouvez vous offrir un cadeau, un repas, un voyage, un massage, un moment de détente, une sortie entre amis, une soirée en famille, etc.

9. Faire le bilan et s’améliorer en continu

La productivité n’est pas une compétence figée, mais un processus dynamique qui nécessite une évaluation et une adaptation régulières. Il est donc important de faire le bilan de ses actions, de ses résultats et de ses progrès, afin d’identifier ses forces, ses faiblesses, ses opportunités et ses menaces. Il faut aussi être capable de reconnaître ses erreurs, d’en tirer des leçons et de les corriger.

Pour faire le bilan, vous pouvez utiliser des outils comme des journaux, des tableaux de bord, des indicateurs de performance ou des feedbacks. Vous pouvez aussi vous appuyer sur des méthodes comme la roue de la vie, le SWOT ou le PDCA.

L’objectif est de mesurer l’écart entre vos objectifs et votre réalité, et de définir des actions correctives ou préventives pour vous améliorer en continu.

10. Adopter un état d’esprit positif et bienveillant

La productivité n’est pas seulement une question de techniques ou d’outils, mais aussi d’attitude et d’émotions. Il est essentiel d’adopter un état d’esprit positif et bienveillant, envers soi-même et envers les autres. Un état d’esprit positif vous permettra de voir les opportunités plutôt que les obstacles, de croire en vos capacités plutôt que de douter de vous-même, et de profiter du chemin plutôt que de vous focaliser sur la destination.

Un état d’esprit bienveillant vous permettra de vous accepter tel que vous êtes, avec vos qualités et vos défauts, sans vous juger ni vous comparer aux autres. Il vous permettra aussi d’être à l’écoute de vos besoins, de vos envies et de vos limites, sans vous forcer ni vous culpabiliser. Il vous permettra enfin d’être respectueux et empathique envers les autres, sans les critiquer ni les envier.

Voilà, j’espère que cet article vous a plu et qu’il vous a donné des idées pour améliorer votre productivité au quotidien. N’hésitez pas à me faire part de vos commentaires, de vos questions ou de vos suggestions. Je serai ravie d’échanger avec vous sur ce sujet passionnant.

Merci de m’avoir lue ! 😊